Çalışma Grubu

Matematikçiler Derneği
(Matder)
Çalışma Grupları Yönergesi

Kapsam
Bu yönerge de, kurulan ya da kurulabilecek Çalışma Grupları’nın işleyişine ilişkin temel ilkeler bulunmaktadır.
Her çalışma grubu bu ilkeler esas ve değiştirilemez olmak üzere ek işleyiş kuralları geliştirebilir. Bu kurallar ancak Yönetim Kurulu onayı ile uygulamaya konur.

Yapılanma
1. Bir çalışma grubu en az 3 üyenin yazılı başvurusu üzerine Yönetim Kurulu tarafından oluşturulur.
2. Çalışma grubu,  duyuru üzerine kendi isteği ile katılan ve/veya Yönetim Kurulu tarafından davet edilen en az 3 kişiden oluşur.
3. Çalışma grubu başkanı, çalışma grubu üyeleri tarafından seçilir ve Yönetim Kurulu tarafından onaylanır.
4. Çalışma Grubu Başkanının ve/veya üyelerinin Dernek üyesi olmaları tercih edilmekle beraber, gerektiğinde bu koşul aranmaz.
5. Her çalışma grubu için Ek-1’deki “Çalışma Grubu Bilgi Formu” doldurularak Yönetim Kurulunca onaylanır.
6. Çalışma gruplarının Yönetim Kuruluyla iletişimini sürekli kılmak amacıyla asıl ve yedek üyelerden en az biri,  çalışma gruplarında görev alır.
7. Çalışma grupları çalışma grubu başkanı tarafından yönetilir.
8. Çalışma grupları etkinliklerin işlev ve sürekliliklerine göre yürütme kurulları oluşturur.  Yürütme kurullarının süreleri etkinliklerin süreleri ile sınırlıdır.
9. İşlerliğini yitirmiş veya amacı dışına çıkmış olan çalışma gruplarının faaliyetine Yönetim Kurulu tarafından son verilebilir.
İşleyiş
1. Çalışma grubu birbirini kesintisiz olarak izleyen birer (1) yıllık dönemler bazında çalışmalarını yürütür.
2. Çalışma grubu her çalışma dönemi içinde en az dört (4) yüz yüze toplantı yapar. Çalışma Grupları Çalışma grubunun başkanının yada gerektiğinde ilgili Yönetim Kurulu üyesinin çağrısı ile toplanır. Toplantıda alınan kararlar çalışma grubu üyelerinin çoğunluğu aranmaksızın toplantıya katılan üyelerin çoğunluğu ile alınır. Çalışma grubu gerektiğinde çalışmalarıyla ilgili görüş alış verişlerini ve kararlarını e-posta iletileriyle de yapar.
3. Türkiye Cumhuriyeti yasa ve mevzuatına, Dernek tüzüğüne ve derneğin etik kurallarına aykırılılık olmadığı sürece Yönetim Kurulu çalışma grubunun kararlarına ve işleyişine müdahale etmez.
4. Toplantılara mazeretsiz gelmeyen, çalışmalara katkı vermeyen çalışma grubu üyelerinin üyelikleri Çalışma Grubu Başkanının önerisi ile çalışma grubunda görüşülerek, benimsenmesi halinde çalışma grubu üyeliğine son verilir. Gerekli görülmesi halinde çalışma grubu başkanının önerisi ile yerine yeni üye alınır.
5. Çalışma grubu toplantılarında ayrıntılı toplantı tutanağı oluşturulur ve bir kopyası en geç bir (1) hafta içinde grupta görevli Yönetim Kurulu üyesine/üyelerine iletilir. Yönetim Kurulu üye(leri) toplantı tutanağını bilgilendirme veya gereği yapılmak üzere Yönetim Kurulu gündemine getirir.
6. Çalışma grubu her çalışma dönemi sonunda,  biten döneme ait çalışma raporu ile, gelen döneme ait çalışma planından oluşan bir rapor sunar. Planlanan etkinliklerin parasal, hukuki vb. gereksinimleri Yönetim Kurulu onayı gerektirir. Çalışma grubunun dönemlik raporları Derneğin internet sayfalarında yayınlanır.
7. Çalışma grubunun etkinlikleri ile ilgili olarak Yönetim Kurulu gerekli görürse üçüncü şahıslarla kurulacak ilişki için çalışma grubu başkanını veya çalışma grubu üyelerinden birini görevlendirebilir. Ayrıca, Yönetim Kurulu etkinlikler çerçevesinde çalışma grubu başkanına Derneği Temsil etme ve yazışmalara Yönetim Kurulu Başkanının yanı sıra imza atma yetkisi verebilir. Ancak, Yönetim Kurulu yetki vermedikçe çalışma grubu başkanı veya üyeleri yapılan etkinlikler çerçevesinde Derneği temsil edemezler, etkinlik ile ilgili yazışmaları imzalayamazlar.
8. Çalışma grupları Dönem çalışma raporları için Ek-3 ve/veya Ek-2 de bulunan formu düzenleyerek Yönetim Kurulunun onayına sunar.
9. Dönem Çalışma Raporu en az şu başlıkları içermelidir:
Biten dönem için;
• Yapılan işler,
• Planmış ancak yapılamamış/aksamış işlere ilişkin gerekçeler ve/veya yorumlar ve
• Kaynak kullanım raporu
bölümlerinden oluşan “Ek-3 Çalışma Grubu Dönem Çalışma Raporu”.
Gelen dönem için;
• Planlanan işler,
• İş takvimi ve
• Kaynak gereksinimi
bölümlerinden oluşan “Ek-2: Çalışma Grubu Dönem Çalışma Planı”.

Ekler:
Ek-1:  Çalisma Grubu Bilgi Formu
Ek-2:  Çalisma Grubu Dönem Çalisma Plani 
Ek-3:  Çalisma Grubu Dönem Çalisma Raporu